새로 워크시트에 입력한 데이터를 간단하게 차트에 추가하는 방법에 대해서 알아보겠습니다. 데이터를 차트에 추가하는 방법도 여러 가지가 있으므로 여러분들이 각자 익숙한 방법을 이용하면 됩니다.
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 행을 삽입하여 다음과 같이 데이터를 추가합니다.
 차트를 선택한 후 마우스의 오른쪽 단추를 눌러 [원본 데이터]를 클릭합니다.
 [데이터 범위] 탭에서 추가된 부분까지 영역을 다시 설정합니다.
 차트에 추가된 데이터가 나타납니다.
 추가하려는 데이터를 입력하고, 입력한 데이터를 항목의 제목과 함께 복사합니다. 복사하려면 [편집-복사]를 클릭하거나 마우스의 오른쪽 단추를 눌러 [복사]를 클릭합니다.
 차트 위에서 [편집-붙여넣기]를 클릭하거나 마우스의 오른쪽 단추를 눌러 [붙여넣기]를 클릭합니다.
 차트를 선택하면 참조한 범위가 색깔별로 나타나는데 녹색은 항목 명을 의미하고, 파란색은 데이터를 의미합니다. 파란색의 테두리 핸들을 드래그 하여 입력한 데이터까지 포함시키면, 차트에 데이터가 추가됩니다.
 추가된 부분을 범위로 설정한 다음 차트에 드래그 앤 드롭 합니다.
 추가한 데이터가 차트에 삽입됩니다
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| 작성한 차트의 크기를 변경하거나 필요 없는 차트를 지우는 방법과 새로 입력한 데이터를 차트에 추가하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
 작성되어진 차트의 크기를 조절 핸들을 이용하여 변경할 수 있으며, 다른 위치로 이동을 하거나 삭제할 수 있습니다. 크기를 변경할 때는 차트의 전체 크기나 그려진 차트의 그림 영역을 선택하여 크기를 변경할 수 있습니다. 그리고 선택한 차트를 삭제할 때는 <Delete> 키를 누르거나 마우스의 오른쪽 단추를 눌러 [지우기]를 선택하면 됩니다.
차트를 이동할 때는 마우스 포인터 모양이 이동( )으로 변경된 뒤 원하는 위치로 드래그 합니다.
그리고 워크시트에 새로운 데이터를 추가하였다면 추가된 데이터를 어떻게 차트에 넣을 수 있을까? 작성한 차트를 삭제하고 새로 그려야 할까요? 걱정하지 마세요. 엑셀에서는 워크시트에 데이터가 추가 되었더라도 차트를 다시 그릴 필요 없이 차트의 원본 데이터 영역을 다시 설정하거나 추가된 데이터를 지정하여 마우스를 이용하여 드래그를 함으로써 간단히 차트에 삽입할 수 있습니다.
작성한 차트를 선택하여 크기를 변경하고 원하는 위치로 이동하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
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마우스를 차트에 갖다 놓고 [차트 영역]이라고 나타나는 부분을 클릭합니다.
조절 점에 마우스 포인터를 갖다 놓고 원하는 크기가 될 때까지 드래그 합니다. 그리고 셀의 너비와 높이를 변경하면 차트의 크기도 자동으로 변합니다.
차트의 크기가 변경됩니다. 차트가 선택된 상태에서 이동할 위치로 드래그 하면 마우스 포인터 모양이 변경되면서 이동됩니다.
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 셀 구분 선에 맞추어 이동하거나 크기 변경
차트를 셀 구분 선에 맞추어서 크기를 변경하거나 이동할 수 있습니다. <Alt> 키를 누른 채 차트를 이동하거나 크기를 변경하면 됩니다. | |
 혼합형 차트 만들기
우리는 작성한 차트의 전체적인 종류를 다른 것으로 변경하는 방법에 대해서 알아보았습니다. 작성한 차트의 특정한 데이터 계열만을 선택하여 다른 종류로 변경하여 혼합형 차트로 만들 수 있습니다. 혼합형 차트는 2차원에서만 가능하며, 막대 차트와 꺽은선형, 영역형 차트와 꺽은선형 차트를 혼합할 수 있습니다.
'영업사원별 매출'이라는 파일을 이용하여 다음과 같이 차트를 작성합니다. 작성되어진 차트 중에서 '2사분기'에 해당하는 막대 차트를 클릭합니다.
마우스의 오른쪽 단추를 눌러 [차트 종류]를 선택합니다.
[차트 종류] 대화상자가 나타나면 차트의 종류를 '꺽은선형'을 선택하고, 세부 항목을 선택합니다.
다음과 같이 선택한 데이터 계열만 '꺽은선형' 차트로 변경된 것을 확인할 수 있습니다.
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차트 구성요소
차트의 구성 요소들은 해당되는 부분에 마우스를 위치하면 노란색 팁으로 요소의 명칭을 보여줍니다. 해당 부분을 클릭하면 조절 핸들이 나타나고, 여러분이 수정할 수 있습니다.
차트 제목: 차트의 제목을 표시하는 개체로 모양, 글꼴, 맞춤 등의 서식을 변경할 수 있습니다.
Y축 제목: Y축 단위, 유형, 그룹 명 등을 표시할 수 있으며, Y축은 데이터의 값을 나타내며 차트의 유형 및 차트를 설정할 때 조건에 따라 X축으로 전환할 수 있습니다.
X축 제목: X축의 제목을 나타냅니다. 모양, 글꼴, 맞춤 등의 서식을 변경할 수 있으며 X축은 데이터의 범례를 나타내며, 차트의 유형 및 차트를 설정할 때 조건에 따라 Y축으로 전환할 수 있습니다.
범례: 데이터의 계열에 대한 이름이나 내용 표시를 색 또는 모양으로 표시합니다.
데이터 계열: 차트에 나타난 한 워크시트의 행이나 열로 된 관련 데이터 요소 그룹으로서 차트의 계열마다 색이나 모양이 다르고, 범례에 나타납니다. 차트에 데이터 계열을 여러 개 그릴 수 있습니다.
그림 영역: 차트의 데이터 계열이 그려진 부분입니다. 이 영역은 3차원 차트를 선택했을 경우엔 '옆면'이라는 명칭으로 바뀝니다.
눈금선: 차트의 데이터 값을 정확히 알 수 있도록 y축과 x축에 표시된 눈금 선의 모양을 변경할 수 있습니다. |
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엑셀 차트와 지도
엑셀에서 데이터를 보기 편하고 구분을 쉽게 하기 위해 사용되는 기능이 무엇일까요? 아마도 엑셀 하면 차트라는 것이 먼저 떠오르는 기능 중에 하나일 것입니다. 우리는 여기에서 데이터를 효과적으로 표현하기 위해 사용하는 차트와 지도를 이용한 데이터 표현 기능에 대해서 알아보겠습니다.
먼저 차트의 종류를 알아보면, 엑셀은 14개의 표준 차트와 약 70가지의 세부 종류를 제공합니다.
- 세로 막대형
세로 막대형 차트는 시간 변화에 따른 데이터의 변화를 나타내거나 개별적인 항목의 비교 등에 주로 사용합니다.
- 가로 막대형
가로 막대형 차트는 특정 시기의 데이터 수치를 나타내거나 항목들 사이의 비교된 내용을 나타낼 때 사용합니다.
- 꺾은선형
꺾은선형 차트는 특정 시기에 대한 데이터의 변화를 일정한 간격으로 나타내며, 이 차트는 데이터의 변동률을 나타내는데 효과적입니다.
- 영역형
영역형 차트는 시기별 변동 크기 자체를 강조해서 나타내고, 전체에 대한 부분의 관계를 나타냅니다. 이 차트는 데이터의 변동 크기를 나타내는데 효과적입니다.
- 원형 및 도넛형
원형 및 도넛형 차트는 전체에 대한 비율이나 관계를 나타내며, 원형 차트는 한 데이터 계열만을 갖고 사용자가 중심 요소를 강조해서 나타낼 때 편리합니다. 도넛형 차트는 원형과는 달리 여러 개의 데이터 계열을 가질 수 있습니다.
- 분산형
분산형 차트는 몇몇 데이터 계열의 수치 데이터들 사이의 관계를 보여 주거나 두 수치 그룹의 X, Y 좌표의 한 계열로 나타냅니다. 이 차트는 불균등한 간격이나 군집을 잘 나타내기 때문에 과학적 자료를 표현하는데 쓰입니다.
- 방사형
방사형 차트의 모든 종류는 중심점에서 퍼져 나오는 축을 가지며, 같은 계열에 있는 값들은 모두 선으로 연결합니다. 이 차트는 많은 데이터 계열의 집계 값을 비교할 때 사용합니다.
- 3차원 표면형
3차원 표면형은 두 데이터 집합 사이의 최적 조합을 나타내는데 편리합니다.
- 원뿔형, 원통형, 피라미드형
원뿔형, 원통형, 피라미드형 데이터 표식은 3차원 세로 막대형 차트와 가로 막대형 차트에 시각적인 효과를 줄 수 있습니다.
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'상반기 매출액' 파일을 작성합니다.
차트를 만들려는 데이터 영역을 범위로 설정합니다. [삽입-차트]를 이용하거나 표준 도구 모음의 [차트 마법사] 단추를 이용합니다. 데이터를 선택한 후 <F11> 키를 누르면 마법사를 이용하지 않고, 빠르게 기본 차트를 만들 수 있습니다.
마법사의 4단계 중 1단계에서는 차트의 종류를 선택합니다. 다양한 종류의 차트가 제공되므로 데이터를 표현하기 적합한 차트를 선택합니다.
4단계 중 2단계에서는 차트를 그릴 영역을 올바르게 선택했는지 확인합니다. 만약 처음에 범위를 설정하지 않았다면, 이 단계에서 범위를 설정할 수 있습니다.
4단계 중 3단계에서는 차트의 옵션 항목을 입력할 수 있는 부분으로 차트의 구성 요소의 제목, 축 관련 사항, 눈금선 등에 관련된 사항을 입력하거나 차트에 표시할 수 있습니다.
4단계 중 4단계에서는 작성한 차트를 어느 워크시트에 삽입할 것인지를 선택합니다. 일반적으로 데이터가 있는 워크시트에 삽입합니다.
작성한 차트가 워크시트에 삽입됩니다.
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 인쇄를 하기 전에 편집 용지에 대한 설정을 변경할 수 있습니다. 인쇄할 때 적용할 수 있는 여러 가지 사항에 대해서 알아보겠습니다.
인쇄를 하기 전에 사용자가 먼저 해야 되는 일은 화면에서는 잘 보이는 서식으로 설정을 했을지라도 인쇄를 하게 되면 화면과는 다르게 나타날 수 있으므로 색상을 변경한다거나 열이나 행의 크기를 조절하는 등의 작업을 할 수 있습니다. 또는 인쇄를 하기 전에 사용자가 워크시트에 입력한 내용과는 별도로 인쇄 용지나 여백, 머리글/바닥글 등의 인쇄 때만 나타나는 사항 등을 설정할 수 있습니다. 페이지 설정을 하려면 [파일-페이지 설정]을 이용하거나 [인쇄 미리 보기]에서 [설정] 단추를 이용할 수 있습니다.
[용지 방향] 항목에서는 문서의 모양에 맞춰 방향을 지정할 수 있으며, [용지 크기] 항목에서는 A4, B5 등 인쇄할 용지의 크기를 자유로이 선택할 수 있습니다. 프린터의 기종에 따라 선택할 수 있는 용지의 크기가 다릅니다. [배율] 항목에서는 인쇄할 때 워크시트를 확대하거나 축소할 수 있으며 지정한 용지에 맞게 자동으로 인쇄할 수 있습니다. 예를 들어 자동 맞춤 옵션을 선택했다면 용지에 맞춰 워크시트의 내용이 축소되면서 한 페이지에 모두 인쇄됩니다.
설정한 용지 전체의 간격을 조정하는 항목으로 왼쪽, 오른쪽, 위, 아래의 여백과 머리글/바닥글의 여백을 조정할 수 있으며, [인쇄 미리 보기]에서 나타나는 눈금자를 이용하여 여백을 조정할 수 있습니다. [페이지의 가운데에] 항목은 내용을 이동시키고자 하는 방향에 체크 표시를 하면 내용이 용지의 가로, 세로 방향에서 가운데 맞춤을 실행합니다.
머리글/바닥글이란 여러 페이지에 걸쳐 용지의 상단이나 하단에 동일한 내용을 인쇄하는 것입니다. 엑셀에서 제공하는 양식을 이용하여 입력할 수 있으며, 사용자가 직접 원하는 내용을 입력할 수 있습니다. 반드시 [여백] 설정에서 [머리글/바닥글]의 여백이 설정되어 있어야 내용을 입력할 수 있습니다.
[인쇄 영역] 항목은 선택한 문서의 내용 중에서 인쇄 할 부분을 사용자가 임의로 지정하는 부분이며, [인쇄 제목] 항목은 워크시트가 여러 페이지로 구분되었을 때 2번째 페이지부터는 제목이 나타나지 않으므로 반복할 행이나 열을 지정하면 페이지가 구분되어도 제목을 인쇄할 수 있습니다. [인쇄] 항목은 워크시트에 나타나는 셀 구분 선과 행/열의 머리글을 인쇄할 수 있으며, 설정한 서식을 제외하고 내용만 빠르게 인쇄할 수 있는 시험 출력, 흑백으로 출력할 수 있는 옵션 등을 선택할 수 있습니다. |
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직접 인쇄를 하기 전에 문서에 용지를 선택하고, 여백을 설정한 다음 머리글/바닥글을 지정하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.
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[파일-인쇄 미리 보기]를 클릭하면 다음과 같은 화면이 나타납니다. 오른쪽에 있는 내용이 용지에 나타나지 않으므로 [설정] 단추를 클릭하여 [페이지 설정]에 관련된 사항을 수정하겠습니다.
[페이지 설정] 대화 상자가 나타나면, [페이지] 탭에서 용지의 방향과 배율을 다음과 같이 조정합니다.
[머리글/바닥글] 탭을 선택하고, [머리글 편집]을 클릭합니다.
왼쪽 영역에는 파일명을, 오른쪽 영역에는 날짜를 표시하기 위해 엑셀에서 제공하는 단추를 이용합니다.
페이지 설정을 마친 결과 화면입니다.
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머리글과 바닥글 도구 설명
머리글/바닥글의 글꼴을 변경할 수 있습니다.
페이지 번호를 입력합니다.
전체 페이지 번호를 입력합니다.
시스템에서 제공하는 날짜를 입력합니다.
시스템에서 제공하는 시간을 입력합니다.
저장한 파일명을 입력합니다.
워크시트의 이름을 입력합니다. | |
인쇄 전에 [인쇄 미리 보기] 작업을 하면 종이의 낭비를 막을 수 있으며, 페이지 설정이나 인쇄에 관련된 작업을 즉시 수행할 수 있습니다. [파일]-[인쇄 미리 보기]를 이용합니다.
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[여백] 단추를 누르면 눈금자가 나타납니다. 눈금자를 이용하여 여백을 조정할 수 있습니다.
[돋보기] 단추를 눌러 화면을 확대하거나 축소하여 볼 수 있습니다.
[인쇄] 단추를 누르면 [인쇄] 대화 상자가 나타나며, 미리 보기가 해제됩니다. [파일-인쇄]를 이용할 수 있습니다.
[설정] 단추를 누르면 [페이지 설정] 대화 상자가 나타나서 여러 가지 옵션을 설정할 수 있습니다.
[페이지 나누기 보기] 단추를 누르면 [보기-페이지 나누기 보기]와 동일하며 화면상에서 페이지를 나눌 수 있습니다.
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| 워크시트는 하나의 용지로 만들어진 것이 아니기 때문에 여러분이 지정한 용지에 내용이 어느 부분까지가 들어가는지 알 수 없습니다. 이럴 때 사용하는 것이 페이지 구분으로 화면을 통해서 용지의 크기 등을 확인하면서 구분할 수 있습니다.
워크시트에서 사용자가 선택한 용지에 맞춰 페이지를 구분할 수 있습니다. [페이지 나누기 미리 보기]를 이용하여 워크시트의 내용이 한 페이지가 넘으면 자동으로 여러 페이지로 구분할 수 있습니다. 페이지 나누기는 용지 크기, 여백 설정, 설정한 배율 옵션을 바탕으로 구분되어집니다. 페이지 나누기는 자동으로 되기도 하지만 수동으로 나눌 수 있습니다.
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[보기-페이지 나누기 보기]를 클릭합니다. [인쇄 미리 보기] 상태에서도 [페이지 나누기 보기]를 선택하여 이용할 수 있습니다.
다음과 창이 나타나면, <확인>을 클릭합니다.
페이지 구분선을 선택하고, 구분 하고자 하는 곳까지 드래그 합니다.
선택한 곳까지의 한 페이지로 영역이 설정됩니다.
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데이터를 보다 쉽게 찾아보고 정리할 수 있도록 데이터베이스 안에서 정렬키를 이용하여 레코드 순서를 정렬할 수 있습니다. 정렬 기준은 3개까지 지정할 수 있으며, 정렬의 순서는 오름차순(1, 2, 3, 가, 나, 다, a, b, c), 내림차순(3, 2, 1, 다, 나, 가,c, b, a) 정렬을 할 수 있습니다.
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먼저 데이터가 들어 있는 아무 셀이나 클릭한 다음 [데이터-정렬]을 클릭합니다.
[정렬] 대화 상자가 나타나면 '첫째 기준' 항목에서 '부서'를 선택하고, 오름차순으로 정렬합니다.
성명이 가나다순(오름차순)으로 정렬되어 나타납니다.
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다음과 같은 자료를 가지고 차트를 작성하도록 하겠습니다.
<1> A1:E13셀 범위를 지정하여 세로 막대형 차트를 만듭니다.
<2> Rate 계열은 꺾은선 차트로 변경하기 위해 우선 2003 Rate 계열을 클릭한 후 마우스 오른쪽 단추를 클릭합니다. 바로 가기 메뉴 중 차트 종류를 선택합니다.
<3> 차트 종류 대화상자에서 꺾은선형 차트의 데이터 표식이 있는 꺾은선형 을 선택하고 확인 단추를 클릭합니다.
<4> 2004 Rate 계열도 따라하기 <2>, <3>과 같은 방법으로 차트 종류를 꺾은선형으로 변경해 줍니다.
<5> 다음과 같이 실적은 막대 모양으로, Rate 계열은 꺾은선 모양으로 만들어 집니다.
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다음과 같은 샘플 데이터와 데이터를 이용한 차트가 있다고 가정합니다.
<1> 만들어진 차트를 선택하여 차트 테두리에 조절점이 표시되게 합니다. 차트 위에서 마우스 오른쪽 단추를 클릭하여 바로 가기 메뉴가 표시되면 바로 가기 메뉴 중 원본 데이터 메뉴를 선택합니다.
<2> 원본 데이터 대화상자에서 계열 탭을 선택하고 X(항목)축 레이블 항목의 입력란을 선택하고 X축 레이블로 사용할 데이터가 입력되어 있는 B5:B10셀(순번이 입력된 범위)을 선택하고 확인 단추를 클릭합니다.
<3> X축의 레이블이 2로 시작되고 있음을 확인할 수 있습니다.
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다음과 같이 문자와 숫자가 함께 입력되어 있는 데이터가 있다고 가정하겠습니다.
<1> 편집 메뉴의 바꾸기 메뉴를 선택합니다.
<2> 찾기 및 바꾸기 대화상자의 바꾸기 탭에서 찾을 내용에는 '권'을 입력하고, 바꿀 내용은 비워두고 모두 바꾸기를 클릭합니다.
<3> 바꾸기가 완료되었다는 메시지가 표시 되며, 데이터 중 '권'이라는 문자가 삭제되어 화면에 표시됩니다. 데이터의 성격은 문자에서 숫자로 변경되었습니다.
<4> 입력되어 있는 데이터의 표시 형식을 지정하기 위해 서식 메뉴의 셀 메뉴를 선택합니다. 셀 서식 대화상자에서 표시 형식 탭을 선택하고 사용자 지정을 클릭합니다. 형식 입력란에 G/표준"권" 이라고 입력하고 확인 단추를 클릭합니다.
<5> 입력되어 있던 데이터에 '권'이라는 단위가 표시 됩니다. 데이터의 성격은 계산이 가능한 숫자 입니다.
<6> 데이터를 이용하여 원하는 계산을 지정할 수 있습니다.
다음과 같이 보호되어야 할 특정셀이 있다고 가정하겠습니다.
<1> 행과 열 머리글이 교차하는 지점을 클릭하여 시트 전체 영역을 선택합니다.
<2> 서식 메뉴의 셀 메뉴를 선택합니다.
<3> 셀 서식 대화 상자에서 보호 탭을 선택하고 잠금 속성을 해제 한 후 확인 단추를 클릭합니다.
<4> 특정 셀만을 보호하기 위해서는 해당 셀만을 잠김 속성을 설정합니다. C4셀을 선택합니다.
<5> 서식의 셀 메뉴를 선택합니다. 셀 서식 대화 상자에 있는 보호 탭의 잠금을 체크하고 확인 단추를 클릭합니다.
<6> 특정 셀에 대해 잠금을 설정하였다면 도구의 보호 메뉴의 시트 보호를 선택합니다.
<7> 시트 보호 대화 상자에서 옵션을 확인하고 확인 단추를 클릭합니다.
<8> 보호가 되어 있지 않은 임의의 셀을 선택하고 텍스트를 입력하면 정상적으로 입력되는 것을 확인할 수 있습니다. 그러나 셀 보호가 되어 있는 C4셀에 텍스트를 입력하기 위해 시도를 하면 '변경하려는 셀 또는 차트는 보호되어 있으므로 읽기 전용입니다' 라는 경고 창이 표시 됩니다.
<보호되지 않은 셀에 입력 시>
<보호된 셀에 입력 시>
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엑셀 단축키 사용하기
엑셀 사용하실 때 단축키 사용하시나요?
처음엔 다소 불편하실지 모르지만 많은량의 데이터 작업을 하다보면
엑셀 단축키가 아주 유용하게 사용되요~
컴퓨터 옆에 떡 하니 붙여놓고 엑셀 고수로 가는 길에 함께 동참하실래요~^^?
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단일키 |
Shift |
Ctrl |
Alt |
Ctrl+Shift |
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F1 |
도움말 |
설명 보기 |
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차트삽입 |
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F2 |
현재 셀 편집 |
셀 메모 편집 |
|
다른이름으로
저장 |
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F3 |
이름넣기 |
함수 넣기 |
이름정의 |
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이름 만들기 |
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F4 |
마지막 작업
반복 |
마지막 넣기
다음 찾기 |
창 닫기 |
종료
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F5 |
이동 |
찾기 |
창 크기 복원 |
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F6 |
다음 틀 이동 |
이전 틀로 이동 |
다음 문서로 이동 |
|
이전 문서로 이동 |
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F7 |
맞춤법 검사 |
|
창 이동 |
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F8 |
영역선택 |
선택 영역 추가 |
창 크기 조정 |
매크로 대화상자 |
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F9 |
모두 재계산 |
현재 시트 재계산 |
통합 문서 축소 |
|
|
|
F10 |
풀 다운 메뉴 |
팝업 메뉴 |
문합 문서 확대 |
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|
|
F11 |
차트 만들기 |
새 시트 삽입 |
Macro 시트 삽입 |
VB 편집기
|
|
|
F12 |
다른이름으로
저장 |
저장 |
열기 |
|
인쇄 |
|
Enter |
아래로 이동 |
위로 이동 |
선택 범위를 현재
항목으로 채우기 |
같은 셀의 새줄
시작 |
|
|
Tab |
오른쪽 이동 |
왼쪽으로 이동 |
다른 워크시트로
이동 |
다른 프로그램으로이동 |
|
|
Home |
선의시작 이동 |
|
|
|
처음영역까지 선택 |
|
End |
|
|
문서의 끝으로
이동 |
|
마지막 영역까지선택 |
|
Right(→) |
오른쪽으로
이동 |
오른쪽 으로 영역
선택 |
오른쪽의 빈셀 후
값있는 셀 로 이동 |
|
오른쪽 값있는 셀 까지 영역 선택 |
|
Left(←) |
왼쪽으로 이동 |
왼쪽 으로 영역
선택 |
왼쪽의 빈셀 후
값있는 셀 로 이동 |
|
왼쪽 값있는셀 까지 영역 선택 |
|
Up(↑) |
위쪽으로 이동 |
위쪽 으로 영역
선택 |
위쪽의 빈셀 후
값있는 셀 로 이동 |
|
위쪽값있는
셀 까지 영역 선택 |
|
Down(↓) |
아래쪽으로
이동 |
아래쪽 으로 영역
선택 |
아래쪽의 빈셀 후
값있는 셀로 이동 |
세로 스크롤 입력 값 선택 |
아래쪽 값있는셀 까지 영역 선택 |
|
Space |
‘Ctrl′+′Shift′ |
1행 선택 |
1열 선택 |
|
전체영역 선택
|
|
; |
1, ! |
숫자콤마(,)설정 |
날짜 입력 |
|
시간 입력 |
|
" |
2, @ |
숫자시간 설정 |
위 셀 복사 |
[서식] - [유형] |
|
|
- |
3, # |
숫자날짜 설정 |
영역 삭제 |
|
모든 괘선 제거 |
|
+ |
4, $ |
숫자통화(￦) 설정 |
|
|
영역 삽입 |
|
7, & |
5, % |
숫자백분율(%) 설정 |
|
|
외곽선 적용 |
|
8, * |
6, ^ |
숫자지수 설정 |
|
|
연속된 영역 선택 |
|
9, ( |
F |
글꼴 변경 |
행 숨기기 |
|
행 나타내기 |
|
0, ) |
P |
글자 크기 변경 |
열 숨기기 |
|
열 나타내기 |
|
Ctrl |
|
1 |
[서식] - [셀] |
K |
하이퍼 링크 삽입 |
|
5 |
취소선 서식 적용 또는 삭제 |
N |
새파일 |
|
6 |
도형 메뉴 설정, 해제 |
O |
파일 열기 |
|
7 |
[표준] 도구 모음 나타내기/숨기기 |
P |
인쇄 |
|
8 |
윤곽 보이기/숨기기 |
R |
오른쪽으로 채우기 |
|
A |
워크시트 전체 선택 |
S |
워크시트 저장 |
|
B or 2 |
굵게 서식 적용 또는 삭제 |
U or 4 |
밑줄 적용 또는 삭제 |
|
C |
선택 영역 복사 |
V |
선택 영역 붙여넣기 |
|
D |
아래로 채우기 |
W |
워크시트 닫기 |
|
F |
찾기 |
X |
선택 영역 잘라내기 |
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G |
이동 |
Y |
마지막 작업 반복 |
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H |
바꾸기 |
Z |
마지막 작업 취소 |
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I or 3 |
기울임꼴 서식 적용 또는 삭제 |
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[엑셀] 차트 계열 추가 및 모양 변경하기
오늘은 엑셀에서 차트 작성시 계열 값을 추가하는 방법과 계열 값을 클립아트로 변경하는 방법을 살펴보도록 하겠습니다.
많은 양의 데이터를 사용하여 엑셀 문서를 만들면 비교, 분석하기가 어려운 경우 차트를 이용하게 됩니다. 엑셀에서 지원하는 차트는 차트 종류(막대형, 원형, 꺾은선형 등)와 계열에 적용하는 색상을 통해서 데이터를 시각적으로 표현할 수 있습니다. 이 방법 외에 그림 또는 클립아트를 이용하여 표현할 수 있습니다. 또한 제외된 계열 값을 쉽게 추가하는 방법은 원본데이터를 수정하지 않고 데이터를 차트로 끌어다 놓으면 됩니다.
[데이터를 끌어서 차트 계열에 손쉽게 추가하기]
<1> 다음과 같이 특정한 계열 값을 제외한 후 차트를 작성합니다. (참고: 'Ctrl'키를 눌러 데이터를 선택하면 떨어져 있는 범위를 선택할 수 있습니다.)
<2> 'Asia' 계열값을 차트에 손쉽게 추가하는 방법은 E3:E6셀을 선택한 후 끌어서 차트에 가져다 놓습니다.
<3> 계열의 중간 값을 끌어다 놓으면 다음과 같이 선택하여 붙여넣기 대화상자가 나옵니다. 새 요소로 항목을 선택한 후 확인 단추를 클릭합니다.
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[참고] 계열 값이 마지막 값이 제외된 경우 데이터를 끌어다 놓으면 '선택하여 붙여넣기' 대화상자가 표시되지 않고 바로 추가됩니다. |
<4> 다음과 같이 계열 값이 쉽게 추가되었음을 확인할 수 있습니다.
[계열 값을 클립아트로 변경하기]
<1> 다음과 같은 차트의 계열 값을 특정 클립아트로 변경해보도록 하겠습니다.
<2> 보기 메뉴에서 작업창을 선택합니다. 우측에 작업창이 나타나면 목록에서 클립아트를 선택합니다.
<3> 클립아트에서 '국가'로 검색한 후 클립아트가 나오면 계열 값을 선택한 후 클립아트를 클릭하면 다음과 같이 계열 값을 클립아트로 변경할 수 있습니다.
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[참고] 계열값에 그림을 삽입하고 싶은 경우는 계열값에서 마우스 오른쪽 단추를 눌러 '데이터 계열 서식'이 나오면 '채우기 효과' 단추를 눌러 '그림' 탭에서 그림을 삽입하면 계열값을 그림으로 표시할 수 있습니다. |
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[엑셀] 조건부 서식을 이용해 중복된 두 번째 값에 취소선 표시하기
오늘은 MS Office 실무과정에서 최준선님의 누구나 쉽게 따라 하는 엑셀 데이터 분석과정 중 조건부 서식을 이용해
중복된 두 번째 값에 취소선 표시하는 방법에 대해서 알아보도록 하겠습니다. (사용버전: 2003)
[설명]
이 방법은 전체 데이터에서 중복된 데이터를 찾아 처음 데이터는 그대로 나두고 두 번째 이후 항목들을 살펴봐서 지우거나, 다른 시트로 이동하는 작업을 하고자 할 때, 유용하게 사용할 수 있습니다.
<1> 서식을 적용할 데이터 범위로 A2셀에서 A16셀까지 선택합니다. (CTRL+SHIFT+{방향키})
<2> 서식-조건부 서식 메뉴를 클릭한 다음, 조건1 목록에서 수식이를 선택합니다.
<3> 다음과 같이 수식을 입력한 후 서식 단추를 눌러 글꼴색은 빨강색, 취소선 항목을 선택합니다.
| 수식1: =countif($a$2:a2, a2)>1 |
<4> 조건부 서식 대화상자에서 추가 단추를 눌러 조건을 추가합니다.
<5> 다음과 같이 조건2의 수식을 입력한 후 확인 단추를 누릅니다.
| 수식1: =countif($a$2:$a$16, a2)>1 |
<6> 엑셀 데이터 서식이 표시됩니다. 서식 표시의 조건은 중복된 데이터가 있는 경우 빨강색으로 표시되고, 중복된 데이터 중 두번째 데이터에는 취소선 서식이 표시된 것을 확인할 수 있습니다.
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◆ 함수 기본 문법◆
1. 함수의 기본 문법
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 등 호
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함수사용시 수식과 마찬가지로 입력하는 테이타가 문자열이 아닌 함수 명령임을 알려주는 기호로 등호 입력후 함수가 아닌 일반 문자열을 입력하면 에러가 나오며, 특히 수식중간에 사용되는 함수일 경우는 등호를 붙이지 않는다.
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함수이름 |
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계산하고자 하는 함수 이름으로 한글엑셀의 경우 약 300여 종류가 있다.(엑셀 HELP참조)
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괄 호 |
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괄호는 함수 계산에 필요한 인수의 시작과 끝을 나타낸다. 함수에 따라서 인수를 필요로하지 않는 함수도 있지만 이 경우에도 반드시 괄호를 사용한다(예:『=RAND()』)
주) 각 괄호 앞뒤에 공백이 있으면 함수는 실행되지 않는다.
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인 수 |
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인수는 함수가 미리 정해진 연산 순서에 따라 계산될 때 사용하는 테이타로 참조영역, 숫자, 문자열, 논리값, 함수등의 말하며, 특히 인수로 함수를 사용하면 여러개의 함수를 조합하여 원하는 계산을 할 수 있다(예:『=if(AND(국어>80,산수>80),"합격","불합격)』)
어떤 함수에는 입력 위치에 따라 인수의 유형이 정해져 있는 경우도 있으므로 이때에는 함수마법사와 HELP등을 참고하여 기본값으로 정해진 인수의 유형을 입력하면된다.(예:num=수, ref=참조영역,logical=논리값)
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콤 마 |
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함수의 각 인수들은 콤마에 의해 구분된다. (주:숫자 입력시 세자리마다 콤마를 입력하는등 필요없는 콤마를 입력하지 않도록 주의해야한다) | |
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인수의 유형 ◆
인수는 함수가 미리 정해진 연산 순서에 따라 계산될 때 사용하는 테이타로 참조영역,영역이름, 숫자, 문자열, 논리값, 함수등의 말하며, 인수를 얼마나 이해하는냐에 따라 함수를 이용한 계산의 능력을 달라진다.
1. 숫자
-10,0,1,10....등 일반 수식에서 사용되는 숫자를 말한다.
인수의 숫자는 직접 입력도 가능하지만 실제 업무에서는 참조영역이나 영역의 이름을 사용하는 경우가 대부분이며, 결과값은 숫자, 참조영역, 영역이름 중 어느것을 사용해도 같다.
 결과값 : 200
* 홍길동성적 : 영역 B4:D4까지 지정후 『삽입->이름』 메뉴를 이용 정의
2. 문자열
문자열을 직접 함수의 문자열로 사용하려면 반드시 큰따옴표(" ")로 묶어야 하며, 큰따옴표로 묶이지 않은 문자열을 사용하면 『#NAME?』 오류가 발생한다.함수에서 사용되는 문자열의 크기는 7.0은 255자 97이상에서는 65536자 사용이 가능하고 빈문자열(Null 문자)는 큰 따옴표를 연속으로("") 입력한다.
문자열도 숫자와 마찬가지로 문자열이 입력된 참조영역나 영역이름을 인수로 지정이 가능하다.
그림의 사용한 함수는 CONCATENATE 함수(문자열 연결)로 모든 인수가 문자열이어야 하지만 문자열이나 숫자가 입력된 참조영역을 인수로 지정해도 사용할 수 있음을 보여준다.
3. 논리값
논리값이란 참과 거짓을 나타내는 TRUE 또는 FALSE 값으로 대부분 논리 연산자를 사용하여 계산된 결과값으로 나타난다.
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그림은 점수가 60점이상이면 합격을 표시하는 것으로, IF 함수의 Logical test 부분에 B2셀의 데이터와 60을 논리연산자로 비교하여 60이상이면 "★"표를 나타내게 한 것이다.
『=IF(B2>60,"★",""』함수의 B2<60 인수는 연산결과값은 TRUE 또는 FALSE로 나타난다.
"" 인수는 공백문자(공백셀)를 출력하는 값이다. |
4. 참조 영역
참조 영역은 계산을 위하여 직접값을 입력하는 것이 아니라, 셀 영역의 값을 계산에 활용할 수 있도록 지정한 셀 영역을 말한다. 함수에서는 셀 영역의 값을 계산하기 위하여 참조 영역으로 지정하는데 함수의 계산식에서는 셀이 어떤 기준으로 참조되는가는 매우 중요한 요소이다. 계산에 셀 영역을 상대적 위치에서 참조하는 것을 상대 참조, 계산식이 입력되는 위치와 상관없이 고유의 셀 주소를 인식하는 절대 참조등이 있다.
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 상대 참조
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상대참조란 계산식이 있는 셀 입장에서 참조하는 셀 영역을 상대적인 위치로 인식하는 것을 말한다.
길 안내를 예로 들면 "그대로 직진하시다가 첫 번째 신호등에서 우회전하여 200미터쯤 가면 됩니다"라고 대답 했다면 이 경우가 바로 상대 참조에 해당한다. 즉 현재 차량의 위치와 방향을 기준으로 하여 상대적인 위치로 길을 안내 한 것이다.
위의 예제에서 『=SUM(B2:D2)』에서 이 함수가 입력된 셀이 E2셀이라는 것을 감안하여 입력된 함수의 의미를 살펴보면 "같은 행(2행)의 현재 위치(E2)에서 왼쪽으로 세 번째 셀(B2)에서 왼쪽 첫 번째 셀(D2) 사이의 모든 셀 영역의 값을 합산(=SUM() 하라"라는 의미이다.
임꺽정이와 황진이의 총점은 다시 함수를 사용하지 않고 끌기나 복사로 계산하는 것이 보통인데 이 경우 함수안에서 참조한 영역이 자동으로 변하게된다. 즉 엑셀에서 상대참조 일 때는 복사나,채우기,이동 명령을 사용하면 참조 영역은 그 함수가 움직인 위치 만큼 참조 영역의 값이 자동으로 변하게 된다.
홍길동이의 총점을 계산한 함수를 임꺽정이 총점으로 계산식을 복사하면 함수가 입력된 셀은 E2에서 E3으로 아래로 한 셀 변하는 것이고 여기에 따라 함수의 참조영역도 B2 -> B3으로 D2 -> D3으로 변하여 복사 된다.
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절대 참조 |
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절대참조란 계산식이 입력된 위치와 상관 없이 참조되는 셀 영역이 고유의 셀 위치로 인식한다.
사무실 위치를 예로 들면 "울산 무거동 100번지 현대빌딩 100호입니다"라고 안내하였다면 이것이 바로 절대 참조이다. 즉 안내를 받는 사람의 위치, 방향이 어디던지 사무실의 위치는 바뀌지 않는다. 엑셀의 첨대 참조는 행,열 번호 앞에 '$'를 하므로 절대위치 즉 절대 참조(예:'$A$1')가 된다.(* 참조 영역 선택시 '$'입력 하던지 F4키를 누른다)
함수를 사용함에 있어서 절대 참조를 사용하는 경우는 함수에서 사용하는 인수가 함수를 복사,채우기,이동 할 때 참조 영역이 변하면 계산결과가 잘못 될 때 사용하게 된다.
강동지점에서 비율을 계산한 다음 끌기,복사하면 참조영역이 상대참조로 되어 있어 합계가 입력된 위치가 E6,E7,E8로 각각 수식의 위치에 변하므로 연산 결과는 "0으로 나누었다는 에러가 나온다. 이 경우 합계가 입력된 E5는 함수의 위치와 상관없이 항상 E5를 참조해야 하므로 이때는 절대참조를 사용하여 계산한다.
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5. 주소지정 방법
함수 인수로 주소를 사용할시 콜론(colon), 콤마(comma), 공백(space)을 이용하여 지정 할 수 있으며, 사용방법에 따라 주의해야한다.
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Colon
콜론은 연속된 영역을 나타내는 것으로 A3:F3이면 A3 ∼ F3이 되어 3+4+5+6+7+8된다. |
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Comma
콤마는 지정된 셀만 나타내는 것으로 3+5+6+7이 된다.
또한 여러 영역을 동시에 지정할 때도 사용가능한데 예를들어 =SUM(A3:B3,E3:F3)이면 3+4+7+8이 된다. |
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Space
공백은 두영역의 교점(공통부분)의 셀을 나타내는 것으로
A3:F3 C2:D4이면 두영역의 공통영역인 C3,D6의 데이터인 5+6이된다 |
함수,수식 오류값◆
수식을 입력하고 엔터를 눌렀을 때 원하는 결과값이 아니라 오류값이 발생하게 되면
많이 당황스러우시죠?^^ 하지만 오류값이 나타내는 뜻을 잘 이해하면 약간의 수식 수정으로 정상적인 결과값을
확인할 수 있습니다. 엑셀에서 함수 사용을 잘 하려면 오류값의 의미를 정확히 이해하는 것이 중요합니다.
그럼 오류값이 어떤 뜻을 가지고 있는지 살펴볼까요?^^
수식에서 결과를 계산할 수 없으면 오류값이 나타납니다. 예를 들어, 숫자 값을 지정해야 하는 수식에 문자열을 입력하거나, 수식에서 참조하는 셀을 지우거나, 셀이 작아 결과를 나타낼 수 없을 때 오류값이 나타난다.
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오류값 |
Return값 |
의 미 |
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#Null! |
1 |
교차하지 않는 두 셀 영역 사이에 참조 연산자중 공백문자(Space Bar키)을 입력하여 교차 영역을 참조 영역으로 지정한 경우에 나타난다. 예를 들어 『=SUM(A2:A5 B2:B5)』와 같이 두영역 사이에 콤마를 쓰지 않고 공백문자를 사용하여 두 영역을 교차하는 경우에 나타난다. |
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#DIV/O! |
2 |
모든 숫자는 0으로 나누어질 수 없다. 따라서 빈셀 또는 '0'이 입력된 셀을 나누는 인자로 지정한 경우에 이와 같은 오류가 나타난다. |
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#VALUE |
3 |
연산자에서 사용할 수 없는 인수나 참조영역을 지정한 경우에 나타난다. 예를 들어 '+"연산자를 이용하여 숫자가 입력된 셀과 문자열이 입력된 셀 영역을 더하기 한 경우 등에 나타난다. |
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#REF! |
4 |
수식에서 참조하도록 지정한 셀이 유효하지 않을 경우 등에 나타난다. 예를 들어 다른 수식에서 참조하는 셀를 삭제하거나, 이 위치에 새로운 셀을 이동 시킨 경우에 나타난다. |
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#NAME? |
5 |
엑셀에서 인식할 수 없는 문자열을 수식에 사용했을 때 나타한다. 함수 이름, 셀 참조 영역 등을 제외하고 수식에 입력된 문자열 중 큰 따옴표(" ")로 묶여지지 않은 경우 나타한다. |
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#NUM! |
6 |
수식에 숫자와 관련한 문제점이 있을 때 나타난다. 예를 들어 반드시 숫자를 인수로 지정하여야 하는 함수에서 숫자가 아닌 인수를 지정한 경우 등에 나나난다. |
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#N/A |
7 |
오류값 #N/A는 함수나 수식에 사용할 수 없는 값을 지정했을 때 발생한다. 예를 들어 배열 수식의 경우에는 배열의 참조 영역으로 지정한 행,열의 크기가 다른 경우에 나타난다. |
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###### |
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셀에 입력된 숫자 값이 너무 커 셀 안에 나타낼 수 없을 때 또는 수식의 결과가 너무 길어 셀 안에 모두 표시할 수 없을 때 나타난다. |
[ 엑셀로 그림 그리기 ]
엑셀로 그림을 그릴 수도 있습니다. 뒤에서 계속 배우겠지만 차트를 삽입하는등의 작업도 가능하지요. 이러한 모든 것들은 개체(Object)로 처리된답니다. 자세한 내용은 강좌내용을 참고 하시구요, 서식과 그림 그리기등은 누가 실습을 많이 하느냐에 따라서 실력이 확연하게 차이가 난답니다. 이점 명심!!
엑셀로 문서 작성을 하는 경우 그리기 개체를 이용해서 그림을 그리거나 외부 그림 파일을 삽입해야 할 경우가 있습니다. 전문적인 그래픽 프로그램에는 미치지 못하지만, 일반적인 문 서 작업에 필요한 그리기 기능은 엑셀로서도 충분히 해결할 수 있을 정도로 뛰어난 그리기 도구를 제공하고 있습니다. 다른 기능도 마찬가지 이겠지만 특히 그리기 개체를 이용하는 것 은 실습이 중요합니다. 따라서 이 책에서는 독자들이 혼자서 실습할 수 있을 정도의 안내만 할 것이며, 기본 개념과 이에 대한 예제만 제공하도록 하겠습니다. 기본적인 개념을 잡고, 계속 실습을 반복하면서 안 되는 것은 주변에 친구들이나 선생님에게 묻고, 도움말을 찾아보면서 실력이 붙게 됩니다. 그리기 개체를 그리는 순서는 다음과 같습니다.
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① 그리고 싶은 도구를 먼저 선택한다.
② 마우스를 드래그해서 시트에 개체를 그린다.
③ 그리기 개체에 서식을 지정하거나 수정하려면 더블클릭해서 메뉴를 이용한다.
④ 최종적으로 개체의 크기와 위치, 방향 등을 적절하게 조절한다. |
어떠한 그리기 개체라도 이 순서를 따라서 작업하면 됩니다. 그럼 하나씩 배워볼까요?
1. 그리기 도구모음 이해하기
그리기 작업은 그리기 도구모음을 이용해서 하게 됩니다.
따라서 이 도구모음의 특성을 잘 이해해 두어야 합니다. 그리기 도구모음이 보이지 않는 경우에는 [보기-도구모음-그리기 도구모음]을 선택하면 됩니다.
이번에는 실제로 그림을 그려보도록 하겠습니다.
앞의 그리기 개체 사용 순서를 잘 생각하면서 따라해 보세요. 사각형 도구를 그려서 편집하는 연습을 해보겠습니다. 다른 그리기도 모두 마찬가지이므로 하나만 확실히 해두면 쉽게 할 수 있습니다.
2. 그림 그리기
① 먼저 도구모음에서 그리려는 도형의 종류를 선택해야 합니다. 그리기 도구모음의 [도형] 버튼을 클릭해서 직사각형을 선택합니다.
② 마우스 포인터가 + 모양으로 변경되었을 겁니다. 이때 시트의 원하는 부분에 드래그해서 사각형을
그립니다.
③ 사각형이 그려졌습니다. 사각형을 그리면 사각형 주위로 네모난 점들이 나타나죠?
이것은 아주 중요합니다. 이 점들을 "개체 조절 포인트"라고 하는데, 현재 이 조절 포인트가 생긴 개체가 선택되어져 있다는 의미입니다. 개체가 선택되어져 있는 상황에서 이름상자를 보세요. 셀 주소가 나타난게 아니라 Rectangle이라는 개체의 이름이 나타나죠? 이 개념은 뒤에서 다룰 차트를 이해하는데 아주 중요한 것이니 눈여겨 봐 두시길 바랍니다.
※ Tip - 개체(Object)란?
엑셀에서 개체란 셀에 입력되지 않는 다른 데이터를 가리킵니다.(개별적인 요소)
따라서 "개체 조절 포인트"가 보인다면 셀에서의 어떤 작업은 불가능하고 오직 선택된 개체에만 작업을 할 수 있는 상태입니다. 앞에서 이러한 개체가 모두 통합되어 저장되기 때문에 통합문서라는 용어를 사용한다고 했었는데 기억나시죠?
3. 개체 편집하기
이제 원하는 개체가 그려졌으니까 편집을 해보도록 하겠습니다.
개체의 편집이란 삽입된 개체의 선 색이나 무늬 등을 변경하는 것을 말합니다.
③ 사각형 개체를 편집하기 위해 사각형 위에서 더블클릭합니다. 그러면 다음과 같은 도형 서식 대화상자가 나타납니다.
도형서식 대화상자의 내용은 앞서 배운 셀 서식과 비슷하기 때문에 자세한 설명은 생략 하 고, 색 채우기 효과를 같이 해보겠습니다.
④ 색 채우기 효과를 내기 위해 채우기 / 색 항목의 목록 화살표를 클릭해서 [채우기 효과]를 선택합니다.
⑤ 채우기 효과 대화상자가 나타납니다. [그라데이션] 탭을 클릭한 후 "두 색"을 선택합니다.
그 후 그라데이션 효과를 낼 색 1과 색 2를 선택하고, 음영 스타일을 "가운데에서"를 선택합니다. 모든 설정이 끝났으면 [확인]을 클릭합니다.
⑥ 채우기 효과의 설정을 마친 후 확인 버튼을 클릭하면 사각형의 내부에 다음 그림처럼 채우기 효과가 적용됩니다.
⑦ 이번에는 개체를 이동하고 크기를 변경시켜 보겠습니다.
만약 현재 개체가 선택되어져 있지 않다면 먼저 개체를 선택해서 "개체 조절 포인트"를 나타내야 합니다. 개체가 선택된 상태에서 그 가운데로 마우스 포인터를 옮기면 양방향 화살표가 나타나게 되는데, 이때 개체를 드래그하면 다른 곳으로 이동할 수 있습니다.
 
⑧ 개체 조절 포인트에 마우스를 가져가면 양쪽 화살표가 나타나는데 이때 드래그하면 크기를 변경할 수 있습니다. 참고로 이 방법은 모든 윈도우즈 프로그램에서 적용되는 것입니다.
 
※ Tip - 정확한 개체 그리기
도형을 선택한 후 드래그를 할 때 Alt키를 누른 상태에서 드래그 해보세요. 항상 정각형이 그려지게 됩니다. 또한 키를 누른 상태에서는 셀에 정확하게 일치하게끔 개체가 그려지게 됩니다. 셀에 맞춰서 그려야 할 때는 Alt키를 사용하세요.
엑셀에 포함된 다양한 그리기 기능을 이용해 보세요. 시트를 훨씬 예쁘게 꾸밀 수 있답니다. 그리기는 이 정도에서 마치기로 할께요. 텍스트 상자, 워드아트, 클립아트도 아주 효과적으로 써먹을 수 있는 기능이므로 꼭 연습해두세요
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지금부터 할 작업은 왠만한 엑셀 고수들도 잘 모르는 기능입니다.
여러분들이 직접 엑셀에서 제공하지 않는 서식을 만드는 것입니다. 그냥 아무렇게나 만드는 것이 아니라 정해져 있는 형식을 따라야하겠죠? 그 방법을 배워보겠습니다. 이번에는 사용자가 직접 서식을 만들어볼 차례입니다. 엑셀에서 제공하는 서식은 다양하기는 하지만 제공되지 않는 서식을 사용하고 싶으면 임의의 형식을 직접 만들어 사용할 수 있습니다. 사용자정의 서식은 셀 서식 대화상자의 표시형식에서 "사용자 정의"항목을 선택한 후 만들 수 있습니다. 사용자 정의 서식은 시중의 책에서 자세히 다루지 않기 때문에 여기에서 끝장을 보시기 바랍니다.
아무리 들여봐도 무슨 말인지 모르겠죠? 0이나 #, 그리고 ?는 어디에 어떻게 사용하는지.
먼저 이러한 서식 코드를 이해해야 합니다. 엑셀의 사용자 정의 서식 코드는 크게 텍스트 코드와 날짜/시간 코드, 그리고 문자열/공백에 관한 코드가 있습니다. 다음 표를 참고해서 사용자 정의 서식에 사용되는 코드에 대해서 알아두시기 바랍니다.
1. 엑셀의 사용자 정의 서식에서 사용되는 텍스트 코드
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서식 코드 |
의미 |
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0 |
사용자 서식 정의에서 숫자 0은 자릿수를 정의합니다. 정수의 경우 0으로 지정한 자릿수보다 큰 수가 입력될 경우 그대로 출력되며, 작을 때는 정수의 앞에 0이 표시됩니다. 소수점이 있는 실수에서 정수 부분은 동일하게 처리되고 입력된 수의 소수 이하 자릿수가 서식보다 크면 반올림되며, 작으면 남는 자릿수만큼 0으로 채워지게 되죠 .셀에는 소수점이 반올림되어 표시되지만 실제 데이터는 입력한 그대로 유지됩니다. |
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. (마침표) |
소수점 왼쪽과 오른쪽에 자릿수를 표시하려면 표시 형식에 소수점(.)을 사용하죠. 소수점 왼쪽에 #만 붙히면 1부터 작은 숫자는 소수점부터 시작됩니다. |
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, (쉼표) |
쉼표(,)는 천단위 구분기호입니다. |
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# |
사용자 정의에서 #는 의미 없는 0을 제거하는 기능입니다. 쉼표나 다른 분리기호와 함께 사용되며, 이 기호만 사용한 서식에 0을 입력하는 경우 셀에는 아무것도 나타나지 않게 됩니다. 천 단위마다 쉼표를 가지고 최소한 하나의 숫자를 나타나게 하려면 #,##0으로 서식을 설정하면 됩니다. |
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? |
?는 숫자자리를 표시하는 기능입니다. ?을 사용하면 숫자가 서식에 지정한 것 보다 더 적은 자릿수를 가질때 0이 추가로 표시됩니다. 그리고 소수점의 위치를 맞추기 위해 소수점 양쪽의 의미없는 0대신에 공백을 추가하게 됩니다. 이 기호는 자릿수가 다양한 분수에도 사용할 수 있죠. 3.5를 3 1/2로 나타내려면 서식을 # ?/?로 설정하면 되겠죠? |
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/ |
/는 일반적으로 알고 있듯이 분수기호입니다. 숫자자리 표시 기호들과 함께 사용해 분수서식을 갖지 않는 일반 수치를 분수 서식으로 나타냅니다. 예를들어 5.25를 5 1/4로 나타내려면 # ???/???로 서식 설정을 하면 됩니다. |
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$ |
$는 통화서식입니다. 화폐단위를 의미하는 문자로서 0이나 #서식의 앞에 붙여 사용합니다. 원화기호(￦)를 대신 사용할 수도 있죠. |
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; |
세미콜론은 섹션구분 서식으로 서식을 연속으로 설정할 경우 사용됩니다. 섹션은 양수, 음수, 0, 문자서식의 네 부분으로 나눌 수 있으며, 별도의 섹션을 지정하지 않을 경우 양수 서식으로 처리합니다. |
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[색 n] |
서식에 색을 설정하는 기능입니다. 검정〕,〔파랑〕,〔녹색〕,〔자주〕등과 같이 색을 직접 입력해도 되고, 만약 글자를 쓰지 않고 색상표를 이용하려면 서식부분에 〔색n〕(여기서 n은 1부터 56까지의 숫자)를 기입하면 됩니다. 색번호는 도구-옵션 메뉴의 '색'을 선택했을 때, 맨 왼쪽 위가 1번이고, 오른쪽 아래가 56번입니다. 예를 들어볼까요? 정수를 파란색으로 나타내려면 서식을 [파랑〕#,###으로 하면 됩니다. |
서식 코드를 이용해서 사용자 정의 서식을 만들 때 ;를 붙여서 섹션을 구분할 수 있다고 했는데 이 섹션 구분에 대해 조금 더 알아보기로 하겠습니다. 사용자 정의 서식에서는 다음과 같이 4개까지의 서식 코드를 지정할 수 있습니다.
양수서식 ; 음수서식 ; 0 ; 문자서식
세미콜론(;)으로 구분된 항목은 양수, 음수, 영, 텍스트의 순서로 정의합니다. 두 항목만 지정하면 첫째 항목은 양수와 영에 대해, 둘째 항목은 음수에 대해 사용됩니다. 한 항목만 정의하면 모든 숫자가 이 서식을 사용합니다. 또한 항목을 생략하는 경우 해당 항목에 대해 마침 세미콜론을 사용할 수 있습니다.
예를 들어 양수는 파란색, 음수는 빨간색, 0은 하이픈(-), 문자는 노란색으로 나타낼 경우는 다음과 같이 섹션을 구분해서 서식을 정의해주면 됩니다.
〔파랑〕;〔빨강〕; - ; 〔노랑〕
이번에는 날짜와 시간에 관한 서식 코드를 알아볼까요?
2. 날짜와 시간에 관한 서식 코드
날짜와 시간에 관련해서 년, 월, 일을 표시하려면 섹션에 y, m, d의 서식코드를 조합하여 사용합니다.
예를 들어 1997년 11월 15일로 표시하려면 서식을 yyyy년mm월dd일로 지정해 주면 됩니다. 시간의 시, 분, 초를 표시하려면 h, m, s를 조합하여 지정할 수 있습니다. 또한 서식에 AM/PM이 있으면 시간은 12시간제로 표시되구요, 24시간제로 표시하고 싶으면 뒤에 AM/PM을 없애면 됩니다. 24시간 이상의 시간이나 60이상의 분이나 초는 시간 코드 가장 왼쪽에 대괄호를 사용해야 합니다. 예를 들어 1시 10분을 70분으로 표시하려면 서식 코드를 [mm]:ss로 지정하는 겁니다.
3. 문자열과 공백에 관한 서식 코드
엑셀에서 문자열이나 기호는 큰 따옴표를 사용하거나 앞에 백 슬래시(\)를 사용해 나타냅니다. $, -, +, \, (), ;. 공백 등의 특수문자를 표시할 때는 큰 따옴표를 사용하지 않아도 되며, !, ^, &, ', ', ~, {, }, =, >, <등의 기호를 입력하면 백슬래시가 자동으로 나타나게 됩니다. 이러한 문자열 서식은 엑셀의 고급사용을 가능하게 하는 것이므로 잘 알아두어야 합니다.
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서식 코드 |
의미 |
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_ (밑줄) |
_는 간격을 지정하는 서식입니다. 숫자 서식에서 밑줄 다음에 오는 한 문자의 폭만큼 공백을 표시하는거죠. 예를들어 밑줄뒤에 닫는 괄호를 입력하면 양수가 괄호안의 음수와 함께 바르게 정렬되는 것이죠. 즉, 셀에서 양수 1234와 음수(1234)의 오른쪽 숫자 위치를 맞추려면 서식을 #,##0_);[빨강](#,##0)으로 지정하면 되는것입니다. |
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@ |
@는 문자삽입의 기능을 가지는 서식코드입니다. 숫자서식에 문자열 섹션을 포함시키기 위해서 숫자서식에 기호 @를 입력하는 것입니다. 셀에 입력한 문자열은 @기호가 표시된 섹션에 따라 서식이 지정됩니다. 소식에 문자열 섹션이 없으면 입력한 문자는 서식에 영향을 받지 않게 되는 것입니다. 예를들어 김형백이라고 입력을 했을 때 "정보문화사의 김형백입니다."로 표시하고 싶으면 서식을 '정보문화사의 @입니다'와 같이 지정해두면 되는 것입니다. |
어느 정도 감은 잡겠는데, 정확하게 이해가 안되죠?
지금부터 실습을 통해서 사용자 정의 서식에 대해서 완벽하게 이해를 하고 넘어가겠습니다. 참고로, 셀 서식 대화상자에 기본적으로 제공된 서식을 편집해도 기존의 서식이 삭제되지는 않습니다.
이런 서식을 한번 만들어볼까요? 만약 셀의 값이 100000을 넘으면 파란색으로 표시되면서 끝에 "원"자가 붙게 하고, 음수라면 빨간색으로 괄호 안에 수치를 표시하며 역시 "원"자를 붙이고, 0이 입력되면 Zero가 표시되고, 일반 문자가 입력되면 "정보문화사의 ~ 입니다."라고 표시되게 해보겠습니다. 복잡한 것 같지만, 앞에서 살펴본 서식 코드를 잘 이해한다면 전혀 어렵지 않습니다. 우선 섹션으로 구분된 서식을 한번 살펴볼까요?
* 위 식에서 Zero는 "zero"로 해주셔야 정상적으로 작동합니다.
Zero는 문자이기 때문에 식에서 " "로 감싸주는 것입니다.
① 우선 서식을 지정할 범위를 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭해서 [셀 서식]을 선택합니다.
② 셀 서식 대화상자가 나타나면 [표시형식] 탭을 클릭하고 "범주"에서 "사용자 정의"항목을 선택합니다.
③ "형식" 입력란을 마우스로 클릭합니다. 그 후 [파랑][>100000]#,###_-"원"; [빨강][<0](#,###)"원";"Zero";"정보문화사의" @ "입니다."를 입력합니다. 입력이 정확하게 되었으면 [확인]을 클릭합니다.
④ 사용자 정의 서식이 지정된 곳에 다음과 같이 데이터를 입력합니다. 사용자 정의 서식에서 지정한대로 셀에 나타나게 됩니다.
앞서 배운 조건부 서식과 이 기능을 잘 활용하면 효과적인 데이터 입출력을 할 수 있을 것입니다. 복잡하게 함수를 이용하지 않아도 간단히 끝낼 수 있죠? 계속해서 응용하고 활용해 보세요. 다음 표는 서식 코드별로 표시되는 예를 정리한 것이니 참고하면 사용자 정의 서식에 대한 이해에 도움이 될 것입니다.
1> 기본 사용자 정의 서식
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서식 코드 |
표시 |
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0.# |
.631을 0.6으로 |
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####.# |
1234.59를 1234.6으로 |
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#.0# |
12를 12.0으로, 1234.568을 1234.57로 |
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???.??? |
44.398, 102.65, 2.8의 소수점을 맞춤 |
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# ???/??? |
5.25를 5 1/4로, 5.3을 5 3/10으로 |
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#.000 |
8.9를 8.900으로 |
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#, |
12000을 12 |
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#,### |
12000을 12,000 |
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0.0,, |
12200000을 12.2 |
2> 날짜와 시간의 사용자 정의 서식
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서식 코드 |
표시 |
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Yy |
연도를 00-99로 |
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Yyyy |
연도를 1900-9999로 |
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Ddd |
요일을 Sun-Sat로 |
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Dddd |
요일을 Sunday-Saturday로 |
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Mm |
월을 01-12로 |
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M |
월을 1-12로 |
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Mmmmm |
월을 월 이름의 첫 자로 |
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Mmm |
월을 Jan-Dec로 |
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Mmmm |
월을 January-December로 |
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Dd |
일을 01-31로 |
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D |
일을 1-31로 |
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Mm |
분을 00-59로 |
|
M |
분을 0-59로 |
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[mm]:ss |
분을 63:46과 같이 경과 시간으로 |
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Hh |
시간을 00-23으로 |
|
H |
시간을 0-23으로 |
|
[h]:mm |
시간을 25.02와 같이 경과 시간으로 |
|
h AM/PM |
시간을 4 AM으로 |
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h:mm AM/PM |
시간을 4:36 PM으로 |
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h:mm:ss A/P |
시간을 4:36:03 P로 |
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Ss |
초를 00-59로 |
|
S |
초를 0-59로 |
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[ss] |
초를 경과 시간으로 |
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h:mm:ss.00 |
초를 소수로 |
사용자 정의 서식을 처음 접하는 분들은 지금 어리둥절할 수도 있습니다.
직접 해보세요. 엑셀의 기능에 감탄할걸요? 남들이 잘 모르는 기능을 업무에 적용할 수 있을 때, 조금씩 우리도 발전하는거 아닐까요? |
상대 참조와 절대 참조
그 참조에도 여러 가지 방법이 있고 이것은 수식을 이용하는데 매우 중요한 개념이랍니다.
엑셀은 수식 계산에 있어 셀의 주소를 참조한다는 것을 앞에서 배웠습니다.
엑셀에서는 주소를 참조할 때 상대참조와 절대참조의 2가지 방법을 나누어서 사용합니다. (이외에 혼합참조도 있지만 거의 사용되지 않습니다.) 상대참조란 셀이나 범위에 대한 참조영역을 수식이 있는 셀의 상대위치를 기준으로 하는 방식이고, 절대참조는 절대적인 위치를 기준으로 하는 방식입니다. 쉽게 생각해서, 상대참조로 된 수식을 복사하면 붙여 넣은 수식의 참조는 자동으로 고쳐져서 수식의 원래 상대 위치와는 다른 셀을 새롭게 참조하게 되지만, 절대 참조는 복사해서 붙여 넣기 하더라도 항상 고정된 셀만 절대적으로 참조하는 것입니다. (상대와 절대의 뜻을 잠시 생각해 보시기 바랍니다.) 다음 예를 통해서 확실하게 이해를 해보겠습니다.
① 은행의 이율을 구하기 위한 데이터를 다음과 같이 입력합니다. 이자금액은 이율*원금이므로 B5 셀에 =B2*A5라는 식을 입력합니다.
② B5 셀에서 채우기 핸들을 표시한 후 B7셀까지 드래그합니다.
③ 값이 채워졌습니다. 그런데 원하는 결과가 아닌 이상한 값과 에러메시지가 나타났습니다. 긴장되시죠?
정확한 값이 자동으로 채워진 것이 아니라 이상한 에러만 생겼습니다. 왜 이런 결과가 생겼을까요? 에러가 생긴 B6와 B7셀을 선택하고 수식 입력줄을 보세요. B7셀의 경우 =B4*A7이라고 수식이 입력되어 있습니다.
자동채우기를 했을 때 B6와 B7셀의 수식은 상대적으로 한칸씩 아래 셀로 이동하면서 자동으로 값을 참조했던 것입니다. 이 경우 원금은 한칸씩 아래로 내려가면서 상대적으로 계산이 되어야 하지만, 이율은 고정되어 있어야 정확한 계산이 이루어지겠죠? 이럴 경우 갑은행의 이율이 있는 B2셀을 절대참조로 고정을 시켜두어야 한다는 것입니다.
이렇게 복사나 자동채우기로 수식을 자동으로 입력할 때 참조가 변하지 않고 고정되어 있어야 하는 셀은 절대참조로 고정을 시키는 것입니다. 일반적으로 그냥 셀 주소만 입력되면 상대 참조가 되는 것이고, 셀 주소 앞에 $ 기호를 붙이면 절대 참조가 됩니다. $기호가 붙은 셀은 복사가 되더라도 항상 그 셀의 주소만 절대적으로 참조하게 됩니다.
④ B5 셀을 선택한 후 수식입력줄에서 "=$B$2*A5"로 수식을 변경합니다.
⑤ 다시 B5셀에서 자동 채우기 합니다. 다음 그림처럼 정확한 값이 계산되어 나타날 것입니다.
B5셀의 수식을 =$B$2*A5로 입력하고 자동채우기를 했더니 올바른 결과가 나왔습니다. B7셀의 수식을 보면 =$B$2*A7으로 되어있죠? $에 의해 절대참조로 고정된 셀은 자동채우기를 해도 다른 곳을 참조하지 않고 항상 B2셀만 참조하게 되는 것입니다. 이제 이해가 되셨죠? 참고로 혼합참조는 $B2나 B$2와 같이 열이나 행 중 한쪽만 절대적으로 고정시키는 경우에 사용됩니다.
※ Tip - 상대 / 절대 / 혼합참조 간단하게 변경하기
절대참조를 만들기 위해 $를 붙이는 것도 복잡한 식에서는 번거로운 작업입니다. 이럴 경우 수식을 입력하면서 절대참조로 바꾸고 싶은 곳에서 F4키를 눌러보세요. 절대참조, 혼합참조, 상대참조 순으로 차례대로 바뀌게 됩니다.
1. R1C1 참조 방식 이해하기
엑셀에서 기본적으로 셀의 위치를 나타내는 참조 방식은 A1 방식입니다. A1 방식에서 열은 알파벳순으로, 행은 번호순으로 레이블이 붙습니다. R1C1 방식은 열과 행을 모두 번호순으로 레이블을 붙이는 것으로 일반적인 작업보다는 매크로와 같은 프로그래밍에서 중요하게 사용됩니다. 매크로를 기록할 때 R1C1 참조 스타일을 사용하여 명령을 기록하므로, R1C1 방식에 대해서도 알아둘 필요가 있습니다.
R1C1 참조 방식에서는 "R" 다음에 행 번호, "C" 다음에 열 번호를 지정하여 셀 위치를 나타냅니다. 예를 들어, 절대 참조인 R1C1은 A1 참조 스타일의 절대 참조 $A$1과 같습니다. 만약 현재 셀이 A1이면 상대 참조 R[1]C[1]은 아래로 한 행, 오른쪽으로 한 열 옆에 있는 셀, 즉 B2셀을 참조하게 되는 것입니다.
다음은 R1C1 방식의 예입니다.
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참조 |
의미 |
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R[-2]C |
같은 열에서 두 행 위에 있는 셀에 대한 상대 참조 |
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R[2]C[2] |
두 행 아래, 두 열 오른쪽에 있는 셀에 대한 상대 참조 |
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R2C2 |
둘째 행과 둘째 열에 있는 셀에 대한 절대 참조 |
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R[-1] |
현재 셀 위에 있는 행 전체에 대한 상대 참조 |
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R |
현재 행에 대한 절대 참조 |
현재 워크시트에서 R1C1 참조 스타일을 사용하거나 또는 사용하지 않으려면 [도구-옵션]을 선택한 후 [일반] 탭에서 "R1C1 참조 스타일" 확인란을 선택하거나 취소합니다.
3차원 참조하기 ▒
무슨 공부를 하든지간에 용어의 정의(조작적 정의)는 참 중요합니다.
3차원이라는 말이 나오니까 괜시리 거부감이 오는 사람도 있을 것이고, 한번 알아봐야지 하고 호기심이 생기는 사람도 있을겁니다. 엑셀에서 사용되는 3차원은 조금 틀린 의미입니다. 이런걸 조작적 정의라고 한다면서요? 무슨뜻일까요?
엑셀의 워크시트는 기본적으로 행과 열로 이루어져 2차원 참조를 하게 됩니다. 3차원 참조란 다른 워크시트의 참조를 활용하는 경우를 말합니다. 앞에서도 말했듯이 엑셀은 다중 워크시트 작업이 가능한데 이때 3차원 참조를 이용하는 것입니다. 3차원이라는 말에 너무 깊은 의미를 두지는 마세요~ (^^;)
① 3차원 참조의 실습을 위해 다음과 같은 3개의 시트에 데이터를 입력합니다. 각 시트의 이름을 "1월매출", "2월매출", "1_2월결산"으로 변경합니다.
1월 매출 시트와 2월 매출 시트의 값을 참조해서 1_2월 결산 시트에서 계산을 하게 됩니다.
이렇게 각 시트별로 참조하는 것을 3차원 참조라고 합니다.
② "1_2월 결산시트"의 B3셀을 선택합니다. 이 곳에 1월과 2월의 서울지역에서 판매된 TV의 합계를 낼 것입니다. 그 후 =를 입력합니다. 그럼 엑셀은 수식을 받아들일 준비를 하게 됩니다.
③ 시트탭에서 1월매출 시트를 클릭한 후 B3셀을 클릭합니다.
④ 합계를 구할 것이므로 연산자 +를 입력하고, 다시 2월매출 시트를 선택합니다. 그 후 B3 셀을 선택합니다.
⑤ 수식 입력을 마쳤으면 키를 칩니다. 그러면 1월매출 시트의 B3셀과 2월매출 시트의 B3셀의 합계가 1_2월매출 시트에 정확하게 표시될 것입니다.
⑥ 자동 채우기로 데이터를 채웁니다.
계산식을 입력하는 도중에 다른 시트의 셀을 참조하는 것(3차원 참조)을 제외하고는 일반적인 계산 방법과 동일한 것이므로 어렵게 생각할 필요는 없습니다. 이렇게 3차원 참조를 활용하면 각 시트별 계산이 가능하기 때문에 1년간의 결산을 내거나 항목별 분석을 할 경우에 매우 유용하게 사용됩니다. 3차원 참조에서 사용된 수식을 살펴볼까요?
1_2월 시트의 B3 셀을 선택하면 수식입력줄에 다음과 같은 수식이 나타날 겁니다.
='1월매출'!B3+'2월매출'!B3
이렇게 3차원 참조의 형식은 "시트이름!셀주소"입니다. '는 수식에 문자열이 포함되었기 때문에 자동으로 붙여진 것이구요. 이러한 3차원 수식구조를 잘 알아둔다면, 복잡하게 마우스로 시트를 선택하지 않고도 바로 수식을 입력할 수도 있습니다. 물론 3차원 참조에서도 함수를 사용하여 다양한 계산을 할 수 있습니다.
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이름 정의하기 ▒
엑셀을 잘 사용하는지를 알아보려면 우선 그 사람이 이름을 정의해서 사용하는지를 보면 알 수 있습니다.
이름을 정의해두면 훨씬 간편하게 수식에 응용할 수 있을 뿐만 아니라 뒤에서 배우게 될 프로그래밍에서도 쉽게 활용할 수 있답니다.
엑셀에는 이름을 정의하는 기능이 있습니다. 이것은 복잡한 셀 주소를 기억하기 쉽게 해줄 뿐만 아니라 실제 계산에서도 수식을 쉽게 작성할 수 있도록 해줍니다. 셀이나 범위에 이름을 지정해서 사용하는 방법에 대해 하나씩 배워보도록 하겠습니다. 여러분들은 실제로 사용하는 데이터에 모두 이름을 정의하는 습관을 들이시기 바랍니다.
1. 이름 상자 이용하기
수식 입력줄 바로 옆에 붙어있는 이름 상자를 이용해서 간단하게 이름을 정의할 수 있습니다. 이름을 정의할 셀들의 범위를 선택한 후 이름상자에서 정의할 이름을 입력하면 됩니다.
① 이름을 지정할 부분의 범위를 선택합니다. 그 후 이름상자를 클릭한 후 지정할 이름을 입력합니다.
② B3셀부터 D3셀까지 "TV판매량"이라는 이름이 정의되었습니다. 정의된 이름을 이용해서 수식을 작성해 보겠습니다. 임의의 셀을 선택한 후 "=AVERAGE(TV판매량)"이라고 입력합니다. 20이라는 값이 바로 나오지요? 이름은 이렇게 이용하는 겁니다. 이때 실제로 계산은 "=AVERAGE(B3:D3)"가 되는 것입니다.
참고로 이름을 사용한 계산은 절대참조(절대주소)로 계산됩니다.
※ Tip - 이름정의의 규칙
허용되는 문자 이름의 첫 자는 문자이거나 밑줄이어야 하며, 나머지 글자는 문자, 숫자, 마침표, 밑줄 등이 될 수 있습니다. 또한 Z$100이나 R1C1과 같이 셀 참조와 동일한 형식은 이름으로 사용될 수 없으며 공백도 허용되지 않습니다. 만약 두 단어 이상을 결합해야 한다면 Sales_Tax 나 First.Quarter와 같이 밑줄이나 마침표를 사용하여 구분하면 됩니다. 이름의 최대 문자수는 255자까지이며 대소문자는 구분되지 않습니다.
2. 이름 정의 상자 이용하기
[삽입-이름-정의]를 선택하면 이름 정의 상자가 나타나는데 여기에서도 이름을 정의할 수 있습니다. 이름 정의 상자가 화면에 보일 때 이름을 지정할 셀들을 범위를 선택한 후, 이름을 타이핑하고 [추가]버튼을 누르면 새로운 이름이 정의됩니다. 이 방법은 주로 다른 시트의 셀들에 이름을 정의할 때 사용되는데, 다른 워크시트의 셀에 이름을 정의할 때는 해당 시트를 클릭한 후 같은 방법으로 해주면 됩니다. 다음은 다른 워크시트에 있는 범위의 이름을 정의하는 모습입니다.
① [삽입-이름-정의]를 클릭해서 이름정의 상자를 나타냅니다. 셀 참조 단추를 클릭해서 이름 정의 상자를 최소화 시킵니다.
② 시트 탭에서 다른 워크시트를 선택한 후 이름을 정의할 부분의 범위를 선택합니다. 그 후 다시 셀 참조 단추를 클릭해서 이름 정의 상자가 보이게 합니다.
③ 새로운 이름을 입력한 후 [추가]를 누르면 새 이름이 정의됩니다. 여기에서는 "TV판매량_결산"이라는 이름을 입력하겠습니다.
셀에 이름을 지정하는 것은 많은 데이터를 효율적으로 관리하는데 필수적인 작업이므로 충분한 연습을 해두는 것이 좋습니다.
3. 이름 만들기로 한번에 이름정의하기
이름 만들기 대화상자를 이용하면 복잡하게 여러 번 이름을 지정해줄 필요 없이 현재 데이터의 왼쪽 열과 첫째 행을 이용해서 이름을 자동적으로 붙여주게 됩니다.
① 이름을 정의할 데이터의 전체 범위를 선택한 후 [삽입-이름-만들기]를 선택합니다.
② 다음과 같은 이름 만들기 상자가 나타납니다. "첫 행"을 선택하면 전체 데이터의 첫 행(서울, 부산, 광주, 합계)의 이름이 그 행의 이름으로 정의되고, "왼쪽 열"을 선택하면 데이터의 왼쪽 열 (TV, Radio, VTR, 합계)이 그 열의 이름으로 한번에 적용되는 것입니다. 끝 행과 오른쪽 열은 데이터 구조가 상반된 경우에 사용할 수 있습니다.
③ 이름이 제대로 만들어졌는지 확인을 해보겠습니다. B3셀부터 B6셀까지 범위를 선택한 후 이름 상자를 보세요. "서울" 이라는 이름이 생기지요? 그리고 B5셀부터 E5셀까지 범위를 선택하고 이름상자를 보세요. 역시 "VTR"이라는 이름이 자동으로 생겼음을 확인할 수 있을 것입니다.
4. 수식의 셀 참조를 이름으로 바꾸기
이미 셀 참조로 수식을 만들었다면(이름을 사용하지 않고) 일일이 이름을 적용해서 변경해야 할까요? 엑셀의 이름 적용 기능을 사용하면 간단하게 셀 주소로 된 수식에 만들어 둔 이름을 적용할 수 있습니다.
① 수식을 이름으로 바꿀 셀들을 선택한 후 [삽입-이름-적용]을 선택합니다. 이름 적용 대화상자가 나타나는데, 하나 이상의 적용할 이름을 선택한 후 [확인]을 클릭합니다.
② 수식이 들어 있는 셀을 선택한 후 수식 입력줄을 보세요. 모든 수식이 이름을 참조해서 변경된 것을 볼 수 있습니다.
※ Tip - 외부 참조로 다른 통합문서의 이름 사용하기
다른 통합문서에서 정의된 이름을 가져와서 사용할 수도 있는데, 이때는 외부참조라는 연결을 만들어서 하게 됩니다. 참조할 통합 문서가 열려 있고, 저장되어 있는 상태에서 일반적인 이름을 지정하는 방법과 동일하게 작업하면 됩니다. |
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● 알아두실 사항 ●
엑셀에서 인쇄 문제는 컴퓨터에 설치된 프린터 혹은 프린터 드라이버와 밀접한 관련이 있습니다.
미리보기와 인쇄물의 결과는 대부분 일치하므로, 인쇄 전 미리보기를 통해 결과를 확인하시는 것이 좋습니다.
● 편집용지를 A3로 하고 싶습니다. 왜 늘 A4용지로만 설정이 되나요?
☞ 프린터가 A3를 지원한다면 편집용지를 A3로 하실 수 있습니다. 프린터가 연결되어 있지 않더라도, 프린터드라이버만 설치되어 있다면 설정이 가능합니다.
프린터드라이버가 없는 경우, 미리보기를 하실 수도 없습니다. 따라서 편집하려는 용지를 지원하는 프린터인지를 먼저 확인하십시오.
● 편집화면과 미리보기 혹은 출력물의 결과가 다릅니다.
☞ 널리 알려진 문제입니다. 흔히, 편집화면에서는 한 셀(궤선) 안에 데이터가 입력되어 표시되나, 미리보기나 인쇄출력물의 결과는 셀(괘선)밖까지 데이터가 표시됩니다. 숫자가 편집화면에서는 바르게 표시되나, 미리보기 혹은 인쇄물은 ###로 표시됩니다.(드문 경우입니다만, 반대로 편집화면에서는 ###로 나타나나 미리보기나 인쇄를 하면 제대로 출력되는 경우도 있다고 합니다).
최신의 프린트드라이버를 설치하십시오.(프린터 구입업체에 문의하셔야 합니다) 이 때문에 미리보기를 하신 뒤 인쇄하셔야 원하는 결과를 얻으실 수 있습니다.
● 인쇄 쪽수가 생각했던 것보다 많습니다.
☞ 이 문제는 워크시트에 잘 눈에 띄지 않는 데이터가 입력되어 있는 경우입니다. 이동(Ctrl + G) 메뉴를 선택한 뒤, 옵션을 선택하고, 마지막셀을 눌러 맨 마지막 데이터가 입력된 셀을 확인해 보십시오.
데이터 영역을 제외한 나머지 영역을 선택해 삭제한 뒤 저장하고 인쇄하십시오.
열머리글을 선택한 뒤 Ctrl + Shif + →를 누르면 마지막 열까지 선택할 수 있습니다.
마찬가지로, 행머리글을 선택한 뒤 Ctrl + Shif + ↓를 누르면 마지막 행까지 선택하실 수 있습니다.
● [엑셀97] 카메라 기능 오류
엑셀의 카메라 기능은 여러가지로 편리하고 유용한 기능입니다만, 97의 경우 화면에서 편집한 상태와 인쇄 결과물이 판이하게 다르게 나와 곤란을 겪는다는 것입니다.(95나 2000에서는 별 문제 없이 작동한다는 뜻)
☞ 널리 알려진 문제입니다. 일종의 버그라고 할 수 있습니다. 우선, 어떤 종류의 프린터를 사용하느냐에 따라 결과가 아주 달라집니다(프린터의 종류에 따라서는 이 문제가 별 문제될 것이 없다는 뜻) 따라서, 최신 버전의 프린터 드라이버를 이용해 해결하는 것입니다.
그리고 카메라로 복사한 그림을 편집하지 않아야 합니다. 그림의 원본을 편집하는 것입니다. 이 원본이 달라지게 되면 그림 역시 달라지게 되므로 원본을 편집하여 카메라로 현상(?)한 그림을 변경하여야 합니다 | |
: 글꼴을 지정합니다
: 글씨의 크기를 지정합니다.
: 글씨의 유형을 나타냅니다. 진하게/옆으로/밑줄
: 셀의 맞춤형식을 지정해 줍니다. 
: 수치데이터 표시의 형식을 지정합니다. \표시,%표시, 천단위 표시 등
: 들여쓰기 / 내어쓰기 지정기능
: 셀테두리의 선을 표현할 때 사용합니다.
: 셀의 바탕색을 설정한다
: 글자의 색을 설정한다.
